DB1304/T 490-2024《食品檢驗檢測機(jī)構(gòu)樣品管理規(guī)范》，

樣品的接收、標(biāo)識、流轉(zhuǎn)、儲存、使用、處置

《食品檢驗檢測機(jī)構(gòu)樣品管理規(guī)范》（DB1304/T 490-2024）是邯鄲市2024年11月10日發(fā)布、12月1日實施的地方標(biāo)準(zhǔn)，由邯鄲市食品藥品檢驗中心牽頭編制，適用于食品檢驗檢測機(jī)構(gòu)在樣品接收、標(biāo)識、流轉(zhuǎn)、儲存、使用、處置全過程的質(zhì)量控制，也可供其他領(lǐng)域?qū)嶒炇胰缂部刂行膶嶒炇覅⒖?。?biāo)準(zhǔn)以“確保樣品完整性、結(jié)果可追溯、客戶利益不受損”為目標(biāo)，用“一條主線、兩套標(biāo)識、三類樣品、四項制度、六個環(huán)節(jié)”把食品樣品的全生命周期管理固化成可操作的流程和記錄表單，解決了基層實驗室“樣品亂、標(biāo)識混、記錄缺、處置隨意”的痛點。

一、主線：把樣品當(dāng)“證據(jù)鏈”管理
      標(biāo)準(zhǔn)將樣品視為檢驗結(jié)果的法律證據(jù)，要求機(jī)構(gòu)建立覆蓋“收→存→測→留→廢”全過程的程序文件，所有環(huán)節(jié)必須“實時記錄、責(zé)任到人、可追溯、可復(fù)查”，確保一旦進(jìn)入實驗室，樣品的狀態(tài)、位置、數(shù)量、責(zé)任人、環(huán)境條件隨時可查，為客戶保密，也為可能的復(fù)檢、仲裁、投訴提供完整證據(jù)鏈。

二、三類樣品定義清晰

1、檢驗樣品：用于直接檢測的樣份。

2、保留樣品：與檢驗樣品同時分裝、用于復(fù)試。

3、備份樣品：與檢驗樣品同質(zhì)、用于備查、復(fù)檢或仲裁復(fù)議。
      三類樣品必須在接收時一次分足，杜絕“后期找不到樣”的尷尬。

三、六個環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點

1、接收：設(shè)獨(dú)立區(qū)域，避免交叉污染；現(xiàn)場逐條核對“樣品名稱、數(shù)量、包裝、封條、標(biāo)簽、保質(zhì)期、運(yùn)輸條件、文書一致性”等11項內(nèi)容，任一項不合格即書面拒收并拍照留證。

2、標(biāo)識：實行“唯一性編號+狀態(tài)標(biāo)簽”雙標(biāo)識系統(tǒng)，編號貫穿所有記錄；狀態(tài)標(biāo)簽分“待檢、在檢、檢畢、備份”四種顏色，冷藏冷凍樣品須用防水標(biāo)簽或覆膜處理，確保-20℃也不脫落。

3、流轉(zhuǎn)：每次流轉(zhuǎn)必須“三核對三記錄”-核對包裝、數(shù)量、狀態(tài)；記錄時間、經(jīng)手人、保存條件；部門之間交接須簽字或蓋章，確保樣品在實驗室內(nèi)“寸步留痕”。

4、儲存：按標(biāo)簽明示條件存放；無明示的，常溫易腐樣品≤24 h，冷藏≤3 d，冷凍≤檢驗周期+仲裁期；庫房溫濕度、光照、通風(fēng)、消防設(shè)備定期檢定并記錄，監(jiān)控數(shù)據(jù)保存6年。

5、使用：制樣、分樣、前處理必須按檢測標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，設(shè)備與項目匹配；保留樣品加貼“保留”標(biāo)識后單獨(dú)存放；檢測人員領(lǐng)取時須再次核對數(shù)量、狀態(tài)并簽字。

6、處置：法律法規(guī)有明確保存期的從其規(guī)定；無規(guī)定的保存至“出具報告后仲裁期結(jié)束”；超期樣品按“無害化、減量化、資源化”原則分類處置：一般固廢進(jìn)環(huán)衛(wèi)，危廢交有資質(zhì)單位，并提供轉(zhuǎn)移聯(lián)單；處置記錄保存6年。

四、四項制度保障運(yùn)行

1、人員培訓(xùn)授權(quán)制：樣品管理員、接樣員、檢測員須培訓(xùn)考核并授權(quán)，記錄歸檔。

2、設(shè)施設(shè)備維護(hù)制：接樣區(qū)、制樣間、留樣庫、危廢暫存柜分離設(shè)置；監(jiān)控、消防、冷藏、冷凍設(shè)備定期檢定，狀態(tài)標(biāo)識實時更新。

3、記錄歸檔制：所有表單、影像、溫濕度數(shù)據(jù)、流轉(zhuǎn)簽字、處置聯(lián)單統(tǒng)一編號，電子系統(tǒng)應(yīng)具備審計追蹤功能，防止事后補(bǔ)錄。

4、監(jiān)督改進(jìn)制：機(jī)構(gòu)內(nèi)審、管理評審必須把樣品管理列為專項，發(fā)現(xiàn)不符合立即啟動糾正措施，并對既往檢測結(jié)果進(jìn)行風(fēng)險評估。

五、配套記錄（標(biāo)準(zhǔn)給出統(tǒng)一格式）

1、樣品接收確認(rèn)單：11項拒收條款全部列成打勾項，拒收原因即時生成PDF發(fā)送客戶。

2、樣品流轉(zhuǎn)單：時間、經(jīng)手人、數(shù)量、狀態(tài)、保存條件、簽字欄，一式兩份隨樣流轉(zhuǎn)。

3、溫濕度監(jiān)控記錄：自動采集，每日備份，異常短信報警。

4、樣品處置審批單：超期或危廢樣品須技術(shù)負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人三級審批。

5、保留樣品調(diào)用記錄：誰申請、誰批準(zhǔn)、誰復(fù)核、誰返還，四簽字缺一不可，確保仲裁復(fù)檢隨時可調(diào)。